Wat is een virtueel telefoonnummer en hoe werkt het? (2024)

Een virtueel telefoonnummer biedt u de mogelijkheid om op elk moment met iedereen ter wereld te communiceren, via vrijwel elk apparaat met internetverbinding. Het is dan ook begrijpelijk dat online telefoonnummers steeds populairder worden. Virtuele telefoonnummers bieden flexibele communicatiemogelijkheden en een laag privacy, iets waar veel professionals zich grote zorgen over maken.

In dit artikel leggen we uit wat een virtueel telefoonnummer is, de vele voordelen ervan en hoe u er een kunt krijgen voor uw bedrijf, inclusief de mogelijkheid van een gratis virtueel telefoonnummer.

Hoe een virtueel telefoonnummer werkt

Virtuele telefoonnummers moeten niet op dezelfde manier worden beschouwd als telefoonnummers die zijn verbonden met een vaste lijn of smartphone. Deze nummers komen uit de cloud en worden gekoppeld aan een reeds bestaand telefoonnummer dat u al bezit. Om deze reden wordt virtueel telefoongebruik ook wel cloudtelefonie genoemd.

Traditioneel zijn telefoonnummers gekoppeld aan een specifiek apparaat, of het nu een vaste of mobiele telefoon is. Voor vaste telefoons moet u op één plek zitten wachten op een cruciaal telefoontje. Smartphones zijn veel beter, maar je moet ze nog steeds bij je hebben om ervoor te zorgen dat je bereikbaar bent. Met virtuele telefoonnummers kunt u verbonden blijven, of u nu thuis werkt of de wereld rondreist; u hoeft zich niet gebonden te voelen aan een fysieke locatie of een bepaald apparaat.

Voice over internetprotocol (VoIP)

Een van de gebruikelijke manieren om toegang te krijgen tot virtuele telefoonnummers is via een Voice over Internet Protocol ofVoIP-serviceprovider. Met deze cloudgebaseerde serviceproviders kunt u overal via internet bellen en gebeld worden. Een voorbehoud bij deze service is dat deze afhankelijk is van het feit dat uw apparaat online blijft. Als het internet uitvalt of op een andere manier beschikbaar is, is het onmogelijk om uw virtuele telefoondienst te gebruiken.

Voordelen van virtuele telefoonnummers

Het gebruik van een virtueel telefoonnummer brengt verschillende voordelen met zich mee, van toegankelijkere contactmogelijkheden tot meer privacy. Deze voordelen worden in de komende secties gedetailleerder onderzocht.

Gesynchroniseerde communicatie tussen meerdere apparaten

Een belangrijk voordeel van virtuele telefoonnummers is dat u gemakkelijk bereikbaar blijft, waar u zich ook bevindt. Virtuele dienstverleners zoals RingCentral en Google Voice zorgen voor naadloze communicatie tussen uzelf, collega's, werknemers of klanten. U kunt vrij communiceren via smartphones, tablets, laptops en andere apparaten met internettoegang. Allemaal binnen hetzelfde gebouw of op meerdere continenten.

In een tijd waarin meer mensen dan ooit buiten kantoor werken, hoeven bedrijven zich geen zorgen te maken over een afname van de betrouwbare communicatie. Het gebruik van virtuele telefoonnummers helpt gemiste oproepen te voorkomen dankzij waarschuwingen die worden verzonden naar alle verbonden apparaten binnen het netwerk. Heeft u uw laptop maar bent u uw telefoon vergeten, dan bent u toch goed bereikbaar.

Betaalbare optie voor kleinere bedrijven die geld willen besparen

Een klein bedrijf dat een paar lijnen per maand nodig heeft, geeft misschien niet meer dan honderd dollar per maand uit aan de juiste service. Naarmate bedrijven echter groter worden en honderden, duizenden of zelfs miljoenen mensen in dienst hebben, hebben de communicatiekosten de neiging omhoog te schieten. Houd dan rekening met meerdere locaties, mogelijk verspreid over een paar verschillende landen. Plotseling konden de telefoonkosten in de duizenden per maand lopen.

Ongeacht de bedrijfsgrootte kan de keuze voor een virtueel telefoonnummer de telefoonkosten aanzienlijk verlagen. Met online nummers hoeft u niet te investeren in dure hardware met meerdere snoeren. Afhankelijk van uw abonnement kunt u minimaal één gratis virtueel telefoonnummer krijgen. Bovendien is het vaak gratis om in eigen land te bellen en betaalbaar om wereldwijd te bellen.

Voor elk bedrijf, groot of klein, kan een virtueel telefoonnummer een broodnodige budgetoplossing zijn.

Handhaaf een niveau van privacy

Niet iedereen vindt het prettig om persoonlijke nummers te gebruiken om contact te houden met werkgevers of zakenpartners. Het feit dat virtuele telefoonnummers kunnen worden gekoppeld aan een privételefoonnummer zonder de privacy in gevaar te brengen, is een wenselijke eigenschap. Deze opzet kan uitzonderlijk goed werken voor eenmanszaken die een bedrijf willen runnen terwijl ze hun huisnummers privé willen houden.

Werken en reizen op afstand

Volgens deKPMG CEO-vooruitzicht 2021, waarin een enquête onder 1.300 CEO's werd gehouden, verschuift ongeveer 69% van de respondenten naar een virtueel personeelsbestand. Omdat werken op afstand een onderdeel zal vormen van de strategieën van veel bedrijven in de toekomst, is toegang tot virtuele communicatiemiddelen zoals online telefoonnummers volkomen logisch.

Zoals eerder vermeld, kunnen virtuele telefoonnummers u ontslaan van de verplichting om op één locatie te wachten op telefoontjes of om vast te houden aan één apparaat om ervoor te zorgen dat u geen belangrijke oproep mist. Bovendien maakt het virtuele karakter van de service deze ideaal voor zowel externe bedrijven als professionals die vaak reizen.

Toegang tot robuuste integraties en services

Hoewel het mogelijk is om gratis gebruik te maken van de virtuele telefoondienst, bieden upgrade-opties bedrijven vaak enkele gunstige voordelen. Enkele standaardservicefuncties zijn onder meer virtuele receptionisten, agenda-integraties, voicemail (en voicemailtranscriptie), online faxen en mogelijkheden voor teamberichten.

Mogelijk is het ook mogelijk om populaire diensten, waaronder Microsoft 365, Canvas, Salesforce en Zendesk, te integreren. Sommige abonnementen bevatten ook functies voor teleconferenties. Deze integraties en add-ons kunnen vooral nuttig zijn om bedrijven efficiënter te laten communiceren en naadloos te laten werken.

Hoe u een virtueel telefoonnummer kunt krijgen

U zult blij zijn te weten dat het verkrijgen van een online nummer dat iseen relatief eenvoudig proces. Om een ​​nummer te krijgen, moet u zich doorgaans aanmelden voor service via een Voice over Internet Protocol- of VoIP-serviceprovider. Google Voice biedt bijvoorbeeldeen gratis lokaal nummervoor iedereen met een Google-account. Het merk biedt ook een reeks waardevolle upgrades voor Voice als u zich aanmeldt via Workspace.

Nadat u een dienst heeft geselecteerd en uw account heeft aangemaakt, wordt u gevraagd om over te zetten naar een bestaande telefoonlijn of een gloednieuw landelijk nummer te kiezen. Van daaruit kan uw serviceplan een reeks gratis nummers voor uw bedrijf bevatten, of zelfsijdelheid nummers.

De beschikbaarheid van add-ons en voordelen varieert van aanbieder tot aanbieder, dus u zult op zoek moeten gaan naar serviceabonnementen die het dichtst in de buurt komen van wat u nodig heeft en kunt betalen. Voor meer informatie kunt u onze gids voor debeste VoIP-diensten.

Overwegingen bij het verkrijgen van een virtuele telefoondienst

Zoals u kunt zien, is het verkrijgen van een virtueel telefoonnummer relatief eenvoudig. Toch zijn er enkele belangrijke factoren waarmee u rekening moet houden wanneer u zich voorbereidt op de aanschaf van een of meer apparaten voor professioneel gebruik.

• Toegang en gebruik.Het bijhouden van het gebruik en de toegang tot zakelijke virtuele telefoonnummers is vaak nodig om ervoor te zorgen dat zakelijke nummers op de juiste manier en door het juiste personeel worden gebruikt. Serviceproviders bieden meestal add-ons aan waarmee u het telefoonlijngebruik beter kunt controleren en ervoor kunt zorgen dat alles soepel verloopt.
• Prijs en waarde voor het geld.Er zijn tal van betaalbare opties voor het verkrijgen van een online nummer. Dat gezegd hebbende, wilt u kiezen voor de service die de meeste waar voor uw geld biedt. Hoewel een gratis dienst voor een heel klein bedrijf zou kunnen werken, zal een groter bedrijf op zoek willen gaan naar diensten die de beste integraties en ondersteunende functies bieden.
• Gratis telefoonnummers.Sommige serviceproviders, zoals Google Voice, bieden leden een gratis virtueel telefoonnummer aan. Bovendien kunt u meerdere gratis nummers verkrijgen als onderdeel van een upgrade of add-on.

Alternatieven voor virtuele telefoonservice

Hoewel virtuele telefoonnummers een flexibele en vaak goedkope oplossing zijn voor bedrijfseigenaren, willen sommige organisaties misschien een alternatief dat beter aansluit bij hun behoeften. Niet iedereen heeft immers toegang tot naadloos internet of wil volledig afhankelijk zijn van telefonie in de cloud.

Vast telefoonsysteem
Veel traditioneler dan de vaste lijn bestaat niet. Grote providers zoals Verizon en AT&T zijn meestal degenen waar u terecht kunt als u een bekabelde, meerlijnige installatie wilt die iedereen binnen het kantoor met elkaar verbindt. Hoewel sommigen ze misschien ouderwets vinden, zijn er een paar voordelen verbonden aan een hoogwaardige vaste lijndienst:

• Onberispelijke gesprekskwaliteit
• U hoeft zich nooit zorgen te maken dat oproepen worden verbroken
• De mogelijkheid om door te bellen, zelfs tijdens een stroomstoring
• U hoeft zich geen zorgen te maken dat u uw batterij moet opladen
• Werkt met of zonder internetverbinding

Voor gevestigde bedrijven die gewend zijn aan traditionele belopties kunnen vaste lijnen een vertrouwde, comfortabele en betrouwbaardere optie zijn.

E-mailen
Als u niet van virtuele telefoondiensten houdt, voelt u zich misschien meer op uw gemak met virtuele post. E-mail is tenslotte een tientallen jaren oud, onmiddellijk communicatiemiddel waarmee u gemakkelijk informatie kunt uitwisselen – en het is over het algemeen gratis te gebruiken.

Mocht u besluiten de e-mailservice van uw bedrijf te upgraden via Google Workspace, dan kunt u ook gebruikmaken van handige chatgerelateerde services.

Software voor webconferenties
Naast het toenemende gebruik van virtuele telefoons, wenden veel organisaties zich tot teleconferentiesoftware om verbonden te blijven. Via webconferentiesoftware kunt u één-op-één vergaderingen houden of webinars plannen met honderden of duizenden teamleden.

Veelgestelde vragen (FAQ's)