Fragt man Existenzgründer bzw. Selbstständige, was ihnen am meisten Bauchschmerzen bereitet, wie wird die Buchhaltung oft genannt. Oftmals fehlt es an belastbarem Wissen und relevanten Erfahrungswerten in diesem Bereich, sodass solche formalen Aspekte durchaus als Gründungshemmnis gesehen werden können. Aus dieser Ausgangssituation lässt sich die Geschäftsidee ableiten, sich selbstständig als Buchhalter zu machen. Gerade in kleinen Unternehmen fehlt das Geld, um einen Buchhalter einzustellen. Die Zusammenarbeit mit einem selbstständigen Experten ist daher in vielen Fällen die favorisierte Option. Wer sich jedoch als Buchhalter selbstständig machen möchte, muss sich mit vielen formalen Erfordernissen und strengen Rahmenbedingungen befassen. Zu beachten sind gesetzliche Regelungen in Bezug auf das Tätigkeitsspektrum und ein enges Korsett für die Vermarktung eines Buchhaltungsservices. Dieser Beitrag möchte in dieser Hinsicht die wichtigsten Themen und Perspektiven für eine Existenzgründung als Buchhalter beleuchten.
Generelle Rahmenbedingungen für selbstständige Buchhalter
Grundsätzlich ist eine selbstständige Tätigkeit als Buchhalter eine attraktive Alternative zu einem Angestelltenverhältnis, denn es lässt sich ein höheres Einkommen bei voller Selbstbestimmtheit erzielen. Zur Aufgabe von Buchhaltern gehört es, Kreditoren, Debitoren und das Mahnwesen im Blick zu behalten und die entsprechenden Konten zu führen. Fehler bei Buchungen können für Unternehmen schnell teuer werden bzw. beim Jahresabschluss unangenehme Konsequenzen haben. Und nicht zuletzt gilt es, alle gesetzlichen Rahmenbedingungen jederzeit erfüllen zu können. Hier zeigt sich, warum gerade unerfahrene Existenzgründer nicht auf einen Buchhaltungsservice verzichten sollten. Die Frage, ob die Buchhaltung selbst erledigt (https://www.selbststaendig.de/buchhaltung-selber-machen) wird oder ausgelagert werden soll, ist im Einzelfall zu klären. Fest steht, dass die externe Sichtweise von selbstständigen Buchhaltern ein Vorteil sein kann, da eine objektive Betrachtungsweise in das Unternehmen kommt. Im Gegensatz zu fest angestellten Buchhaltern dürfte es seltener zu Interessenskonflikten kommen. In jedem Fall müssen selbstständige Buchhalter team- und kooperationsfähig sein, denn sie werden auch mit Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern zusammenarbeiten müssen.
Existenzgründung als Buchhaltung: selbstständig machen mit gefragtem Fachwissen
Analyse der Ausgangslage
Einordnung der Selbstständigkeit als Buchhalter
Kunden gewinnen als Buchhalter
Voraussetzungen, um sich als Buchhalter selbstständig zu machen
Verdienst als selbstständiger Buchhalter?
Analyse der Ausgangslage
Bevor es an die Planung bzw. strategische Ausrichtung dieser Geschäftsidee geht, soll zunächst begriffliche Klarheit hergestellt werden. Da unterschiedliche Bezeichnungen für diese Tätigkeit gängig sind, stellt sich die Frage, welche Berufsbezeichnung gewählt werden sollte oder darf?
Für diese Tätigkeit sind die Bezeichnungen Kontierer, Buchführungshelfer, Buchhalter und geprüfter Bilanzbuchhalter zulässig, wobei der konkrete Ausbildungshintergrund zu beachten ist. Beim geprüften Bilanzbuchhalter handelt es sich um einen geschützten Begriff, sodass spezifische Voraussetzungen zu erfüllen sind (mehr dazu weiter unten). Ein Bilanzbuchhalter ist für die vollständige Leitung des Rechnungswesens zuständig, sodass sich durch die erstrebenswerte Qualifikation weitere Handlungsspielräume für die Existenzgründung ergeben.
Auch wenn die Begriffe Buchhalter und Buchführungshelfer oft als Synonym verwendet werden, trifft das nicht ganz zu. Externe Dienstleister, die selbstständig sind, werden in der Regel als Buchführungshelfer bezeichnet. Abzugrenzen ist der Buchhalter noch vom Steuerberater. Generell hat ein Buchhalter weniger Kompetenzen als einer Steuerberater. Es gibt bestimmte Kriterien (Bilanzsumme, Umsätze und Anzahl an Mitarbeitern), die das Hinzuziehen von Steuerberatern unabdingbar machen. Dies betrifft kleine Unternehmen aber weniger, sodass es sich hierbei um die wichtigste Zielgruppe handeln dürfte. Insgesamt können selbstständige Buchhalter ihre Kunden in Bezug auf das Rechnungswesen umfassend unterstützen und auch beraten.
Zahlen zur Selbstständigkeit als Buchhalter
Experten gehen davon aus, dass es momentan etwa 115.000 Buchhalter in Deutschland gibt, wovon ca. 25 % selbstständig sind. Eine Existenzgründung als Buchhalter ist daher nicht die Ausnahme, sondern für viele in diesem Beruf eine prüfenswerte Option. Und trotz der Vielzahl an Experten ist die Nachfrage groß, denn in der Praxis sind schon kleine Unternehmen mit mehr als 5 Mitarbeitern auf einen Buchhalter angewiesen. Eine Standortanalyse muss zeigen, wie viele selbstständige Buchhalter es bereits gibt und wie viele Unternehmen diese Dienstleistungen nach der Existenzgründung in Anspruch nehmen würden. Erschwerend kommt hinzu, dass eine aggressive Vermarktung als Buchhaltungsservice nicht möglich ist. Dazu später weitere Details.
Angestellter vs. selbstständiger Buchhalter: Warum diesen Schritt wagen?
Die Unabhängigkeit, Selbstbestimmtheit und die ständige Abwechslung sind für viele Buchhalter gute Gründe, um sich bewusst gegen das Angestelltendasein zu entscheiden. Kooperationen können unterschiedliche Formen annehmen und nur projektbasiert oder auch auf eine stetige Zusammenarbeit ausgelegt sein. Auswertungen zeigen, dass selbstständige Buchhalter höhere Stundenlöhne erzielen können, was sicherlich ein wichtiger wirtschaftlicher Grund für die Existenzgründung ist. In der letzten Zeit hat es aber immer wieder Kritik an der rechtlichen Stellung von selbstständigen Buchhaltern gegeben. Denn es ist in der Praxis so, dass sie weniger Aufgaben übernehmen dürfen als angestellte Kollegen. Und dies, obwohl der Ausbildungshintergrund derselbe ist. Selbstständigen Buchhaltern ist es untersagt, die Buchhaltung einzurichten. Solche so genannten Vorbehaltsaufgaben dürfen nur in einem Angestelltenverhältnis erledigt werden (zu Details siehe § 5 Abs. 1 StBerG).
Das aktuelle Recht bremst selbstständige Buchhalter etwas aus
Viele Experten halten das maßgebliche Steuerberatungsgesetz in Deutschland für überholt. Branchenverbände versuchen seit längerem, Modernisierungen auf den Weg zu bringen, bislang ohne Erfolg. Die rechtlichen Rahmenbedingungen sollten auf jeden Fall verfolgt werden, um neue Chancen strategisch klug zu nutzen. Auf jeden Fall können sich für selbstständige Buchhalter in Zukunft weitere Handlungsfelder ergeben, wenn es zu Gesetzesreformen kommt.
Businessplan ausarbeiten
Diese Pflichtaufgabe sollte sehr ernst genommen werden, denn eine ganzheitliche Planung ist die Basis für nachhaltigen Erfolg. Auch wenn das Fachwissen von Buchhaltern in Unternehmen unverzichtbar ist, so handelt es sich bei dieser Geschäftsidee nicht um einen Selbstläufer. Schließlich wird sich die Akquise von Kunden als schwierige Herausforderung in der Startphase entpuppen. Zu klären sind die Chancen am Standort und die eigene Vermarktung. Eine Differenzierung kann über das Leistungs- und Servicespektrum realisiert werden, wobei grundsätzlich Freiheit in Bezug auf die Preisgestaltung besteht. Natürlich muss eine Orientierung am Marktüblichen erfolgen, um sich nicht negativ von der Konkurrenz abheben. Generell ist eine Existenzgründung als Buchhalter mit einem geringen finanziellen Risiko verbunden, denn große Investitionen sind nicht notwendig. Sofern ein heimisches Büro vorhanden ist, kann die Arbeit im Grunde sofort starten. Und nicht selten wird auch in Büroräumen von Unternehmen gearbeitet. Wer einen Buchhaltungsservice größer aufziehen und sich eventuell mit anderen Buchhaltern zusammenschließen möchte, kann über die Anmietung von Büroräumen nachdenken. Hier hätten potenzielle Kunden auch eine Anlaufstelle, um über Problemfelder oder Formen einer flexiblen Zusammenarbeit zu sprechen.
Kunden gewinnen als selbstständiger Buchhalter
Der typische Mandant von Buchhaltern ist ein Existenzgründer bzw. unerfahrener Unternehmer, die keinen Plan von Buchhaltung hat. Da dieses Thema im operativen Geschäftsbetrieb nicht vernachlässigt werden darf, können sich selbstständige Buchhalter über eine große Nachfrage freuen. Allerdings wird die Kundengewinnung recht schwierig werden, hierüber sollte zu Beginn ehrliche Klarheit herrschen. Der Aufbau eines Kundenstammes wird als sehr erfolgskritischer Aspekt der Existenzgründung einen langen Atem erfordern. Praxisbeispiele zeigen, dass ein funktionierendes Netzwerk, Kontakte und Flexibilität wichtige Voraussetzungen für Erfolg als Buchhalter sind. In erster Linie gilt es, potenzielle Kunden auf den eigenen Buchhaltungsservice hinzuweisen. Daher ist eine entsprechend optimierte Homepage ein unverzichtbares Instrument, um Präsenz zu zeigen und die eigene Bekanntheit zu erhöhen. In der Startphase wird die Kundengewinnung Zeit und Ressourcen verschlingen. Bezahlt wird dieser Aufwand nicht, weshalb in den ersten Monaten nicht mit hohen Gewinnen zu rechnen ist. Daher ist eine solide Finanzplanung mit Puffern unabdingbar, um die finanziell kritische Startphase zu überstehen.
Buchhaltungsservice: Werbung in eigener Sache ist begrenzt möglich
Was Werbemaßnahmen als selbstständiger Buchhalter angeht, so sind viele aggressive Slogans nicht erlaubt. Zu beachten sind wettbewerbsrechtliche Besonderheiten, die in Paragraf 6 des Steuerberatungsgesetzes nachvollzogen werden können. Die Werbung darf nie den Anschein erwecken, mehr leisten zu können, als es selbstständigen Buchhaltern erlaubt ist (konkretes Beispiel: Erstellung von Steuererklärungen). Wer sich selbstständig mit einem Buchhaltungsservice machen will, darf beispielsweise nicht mit dem Satz ‚Wir übernehmen die Buchhaltung‘ werben. Werbung in eigener Sache darf sich nur auf Tätigkeiten beziehen, zu denen Buchhalter vom Gesetz her ermächtigt sind. Daher spricht nichts dagegen, auf einer Homepage das Leistungsspektrum zu schildern. Auch Visitenkarten und Einträge in relevanten Branchenverzeichnissen können genutzt werden, um als selbstständiger Buchhalter eine hohe Auslastung sicherzustellen. Mit dem Titel geprüfter Bilanzbuchhalter darf nur mit entsprechender Qualifikation geworben werden – er ist gesetzlich geschützt.
Voraussetzungen, um sich selbstständig als Buchhalter zu machen?
Wer sich als Buchhalter selbstständig machen möchte, braucht eine relevante Berufsausbildung, etwa zum Bürokaufmann oder Steuerfachangestellten. Anerkannt werden kann zudem eine Ausbildung in einer wirtschafts- oder steuerberatenden Tätigkeit. Vorzuweisen sind zudem 3 Jahre Berufserfahrung in der Buchhaltung, wobei diese Tätigkeit mindestens 16 Stunden in der Woche umfassen muss. Der geprüfte Bilanzbuchhalter kann als begehrte Schlüsselqualifikation gelten. Wer diese Ausbildung absolviert hat, darf diese Bezeichnung nach der Existenzgründung tragen und Kunden ein erweitertes Leistungsspektrum anbieten. Mit dieser Qualifikation muss bei einer geplanten Existenzgründung keine dreijährige Berufserfahrung nachgewiesen werden. Im Einzelfall ist zu beachten, dass der Qualifikationshintergrund einen Einfluss darauf haben kann, welche Tätigkeiten als selbstständiger Buchhalter ausgeführt werden können. Die persönlichen Rahmenbedingungen sollten daher im Zuge der Existenzgründung schnellstmöglich geklärt werden.
Gewerbe anmelden?
Buchhalter zählen nicht zu den freien Berufen. Daher handelt es sich um eine gewerbliche Tätigkeit, die binnen einem Monat nach Aufnahme angemeldet werden muss. Eine Zulassung durch eine Finanzbehörde ist nicht vorgesehen. Die Pflicht zur Gewerbeanmeldung greift übrigens auch dann, wenn es sich (zunächst) nur um eine nebenberufliche Tätigkeit handelt.
Gesetzliche Rahmenbedingungen: Was dürfen selbstständige Buchhalter?
Um diese Frage umfassend beantworten zu können, ist ein Blick in das Steuerberatungsgesetz sinnvoll. Dort wird genau geregelt, welche Tätigkeiten von welcher Personengruppe übernommen werden dürfen. Wie erwähnt, ist der Tätigkeitsbereich selbstständiger Buchhalter eingeschränkt. Viele mögliche Tätigkeiten sind Steuerberatern vorbehalten. Insofern ist rein werbetechnisch Vorsicht geboten, wenn mit einem Buchhaltungsservice geworben wird. Es darf nicht der Anschein erweckt werden, Aufgaben eines Steuerberaters übernehmen zu können.
Überblick: Welche Leistungen selbstständige Buchhalter erbringen dürfen
Details regelt Paragraf 6 des genannten Steuerberatungsgesetzes. Während Nummer 3 mechanische Aufgaben (Belegsortierung, Übertragung ins Kassenbuch und Datenerfassung) vorsieht, die jeder durchführen kann, erfordert Nummer 4 selbstständige Buchhalter mit einem einschlägigen Qualifikationsprofil. In diesem Fall sind auch folgende Tätigkeiten möglich:
Kontierung von Belegen
Lohnabrechnungen anfertigen
Erteilung von Buchungsanweisungen
Mahnungswesen/Pflege offener Posten
Steuerung von Zahlungen
Lohnsteueranmeldungen
Übersicht: Welche Leistungen sind den steuerberatenden Berufen vorbehalten?
Die folgenden Tätigkeiten dürfen von selbstständigen Buchhaltern nicht angeboten werden.
Einrichtung der Buchführung im Unternehmen
Erstellung des Jahresabschlusses
Umsatzsteuervoranmeldungen
Anfertigung von Steuererklärungen
Einrichtung von Lohnkonten
Denkbar ist natürlich eine Zusammenarbeit mit Steuerberatern. Wenn man so will, liefert ein Buchhalter die korrekte Zahlenbasis, aus der ein Steuerberater einen Jahresabschluss erstellt.
Strafen bei der Überschreitung von Kompetenzen
Selbstständige Buchhalter, die ihre Kompetenzen überschreiten, verstoßen gegen das Steuerberatungsgesetz. Vorgesehen sind Bußgelder von bis zu 5.000 Euro pro Fall. Zudem ist zu beachten, dass Steuerberaterkammern die ergriffenen Werbemaßnahmen sehr genau unter die Lupe nehmen werden. Abmahnungen und hohe Strafzahlungen drohen in diesen Fällen. Ratsam ist es, bei der Werbung als selbstständiger Buchhalter konkret zu werden und auf Tätigkeiten zu verweisen, die übernommen werden können (z.B. „Ich übernehme die Verbuchung von laufenden Geschäftsvorgängen“, anstatt nur von einem Buchhaltungsservice zu reden).
Verdienst als selbstständiger Buchhalter?
Grundsätzlich haben es selbstständige Buchhalter in der Hand, Preise für Leistungen selbst individuell zu vereinbaren. In der Praxis wird meistens nach Zeitaufwand oder pauschal je nach Aufgabe abgerechnet. Da eine Orientierung am Branchenüblichen sinnvoll erscheint, ist ein Blick in die Gebührentabelle des Bundesverbandes für selbstständige Buchhalter/Bilanzbuchhalter sinnvoll. Umfragen zeigen, dass die Stundensätze von selbstständigen Buchhaltern sich zwischen 30 und 60 Euro bewegen, womit eine konkrete Orientierung möglich ist. Geht man vom Mittelwert 45 Euro und 160 Arbeitsstunden pro Monat aus, so ergeben sich Einnahmen in Höhe von 7.200 Euro. In Abhängigkeit von der Kostenstruktur bleibt dann ein mittlerer vierstelliger Verdienst als selbstständiger Buchhalter.
Branchenkenner bemängeln, dass viele Buchhalter sich unter Wert verkaufen. Dies wird damit begründet, dass sie oft keine guten Unternehmer seien und sich nur auf das Fachwissen fokussieren. Wer insofern als selbstständiger Buchhalter gut verdienen möchte, muss von Beginn an gewinnorientiert denken und die richtigen kaufmännischen Entscheidungen treffen. In erster Linie ist für eine hohe Auslastung und einen wachsenden Kundenstamm zu sorgen, um konstante Einnahmen erzielen zu können. Im Businessplan muss schon deutlich werden, mit welchen Mitteln bzw. welcher strategischen Positionierung ein hoher Verdienst als Buchhalter angestrebt wird.
Risikominimierung: Notwendige Versicherungen als selbstständiger Buchhalter?
Eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung ist für selbstständige Buchhalter unverzichtbar, auch wenn sie formal nicht verpflichtend ist. Fehler sind immer möglich, auch bei einer sehr akribischen und professionellen Arbeitsweise. Im Falle der Buchhaltung können sich hieraus schnell immense Verluste ergeben, die betroffene Unternehmen eventuell mit Schadenersatz einfordern werden. Zudem kann es bei Gesprächen über die Aufnahme einer freien Zusammenarbeit vorkommen, dass ein entsprechender Versicherungsschutz nachgewiesen werden soll. Insofern bietet eine solche Versicherung in geschäftlicher Hinsicht sinnvolle Mehrwerte, auch wenn sie mit zusätzlichen Kosten verbunden ist.
Zusammenfassung für die Geschäftsidee ‚selbstständig machen als Buchhalter/mit einem Buchhaltungsservice‘
Schon kleine Unternehmen mit mehr als 5 Mitarbeitern sind auf einen Buchhalter angewiesen. Selbstständige Buchhalter sind die Option der Wahl, wenn Unternehmen keine feste Fachkraft anstellen wollen oder können
Etwa 25 % aller Buchhalter sind selbstständig, sodass die Existenzgründung für dieses Berufsbild nicht unüblich ist
Selbstständige Buchhalter dürfen weniger Leistungen durchführen als angestellte Kollegen. In Abgrenzung zum Steuerberater ist zu beachten, dass diese wesentlich mehr Kompetenzen genießen
Das Steuerberatungsgesetz definiert wesentliche Grundlagen und Rahmenbedingungen für die Selbstständigkeit als Buchhalter
Um sich als Buchhalter selbstständig zu machen, ist eine relevante Berufsausbildung im kaufmännischen oder steuerrechtlichen Bereich plus 3 Jahre Berufserfahrung vorzuweisen. Alternativ kann als geprüfter Bilanzbuchhalter sofort gestartet werden
Die Tätigkeit ist strengen Regelungen unterworfen, was insbesondere für die Werbung in eigener Sache gilt
Der Verdienst von selbstständigen Buchhaltern ist höher als in einem Angestelltenverhältnis. Zur Orientierung lassen sich übliche Stundensätze zwischen 30 und 60 Euro angeben.
